Jak efektywnie delegować zadania

Wraz z rozwojem firmy zwiększa się liczba projektów i związanych z nimi obowiązków. Jeśli chcesz zaradzić nadmiarowi obowiązków, deleguj nie tylko zadania, ale również rezultaty – czyli projekty, cele, procesy i obszary odpowiedzialności.

Jednak od tego, w jaki sposób będziesz delegował zadania, zależy niemal wszystko (a nawet sukces bądź porażka Twojej firmy). Dlatego warto znać kluczowe zasady, które decydują o tym, czy powierzone zadanie zostanie prawidłowo wykonane. Zatem, na czym powinieneś się skupić, aby efektywnie delegować?

Precyzyjne wytyczne

Pracownik musi mieć jasność i świadomość stawianego przed nim celu. Telepatia – w komunikacji międzyludzkiej – w praktyce nie działa.

Dokładnie i precyzyjnie wyjaśniaj, jakich efektów jego pracy spodziewasz się pod względem ilościowym oraz jakościowym. Pracownik powinien wiedzieć, że ma np. sprzedać pięć apartamentów albo wyprodukować tysiąc sztuk naszyjników.

Podaj też informacje dotyczące jakości, np. że mają to być najdroższe apartamenty, a w przypadku produkowanych naszyjników – priorytetem jest jakość. Poinformuj pracownika, jakim budżetem dysponuje w ramach zadania/projektu. Przekaż kolejność wykonywania zadań – co powinno być na początku, a co na końcu.

Pamiętaj, że im mniej doświadczony pracownik, tym zadania powinny być bardziej szczegółowo określone. Dzięki temu zaoszczędzisz podwójnie: pracownikowi domysłów i kombinowania, a sobie rozczarowań.

Określ, ile czasu pracownik ma na osiągnięcie pożądanego przez Ciebie rezultatu. Jeśli te dwa apartamenty ma sprzedać w ciągu piętnastu dni albo ma wyprodukować sto naszyjników w pięć dni, to koniecznie go o tym poinformuj. Bez precyzyjnego określenia wytycznych, nie spodziewaj się, że oddelegowane zadanie zostanie wykonane dokładnie tak, jak chciałeś.

 Swoboda działania

Delegowanie zadań zachęca pracowników do brania odpowiedzialności i samodzielnego myślenia. Jeśli chcesz jeszcze bardziej zwiększać samodzielność podwładnych, daj im możliwość wyboru metody wykonania danego zadania.

Jednak im mniej doświadczony pracownik, tym bardziej powinna być ograniczona swoboda jego działań. Chociaż każdy człowiek, nawet ten najmniej doświadczony, może mieć ciekawe pomysły. Warto więc wysłuchać propozycji i jednocześnie budować w takiej osobie poczucie, że jej zdanie ma znaczenie i doceniasz jej kreatywność!

 Kompetencje

Dostosuj zakres odpowiedzialności do kompetencji i umiejętności pracownika. Kluczowa jest tutaj Twoja wiedza – zarówno o możliwościach danego pracownika, jak i niezbędnych warunkach do wykonania danego zadania.

Posiadając taką wiedzę, będziesz zlecać ludziom to, co potrafią zrobić, i unikniesz sytuacji, kiedy zadanie pozostanie niewykonane (lub zostanie wykonane źle) z powodu braku wiedzy czy niedostatecznych umiejętności pracownika.

 Kontrola i ocena

Co prawda delegując zadania, przekazujesz pracownikom część odpowiedzialności, ale ostatecznie to Ty ponosisz odpowiedzialność za pracę całego zespołu (zawsze!).

Nie możesz delegować zadań przez abdykację, czyli zrzucając z siebie odpowiedzialność i zostawiając wszystko bez kontroli.

Musisz kontrolować realizację powierzonych zadań. Powinieneś przy tym poinformować pracowników, w jaki sposób będziesz kontrolował rezultaty ich pracy.

Czy będzie to jedynie obserwacja wykonywanej przez nich pracy? A może pomiar na podstawie dokumentu, np. wystawionych faktur? Cokolwiek to nie będzie, poinformuj pracowników, że właśnie w ten sposób będziesz mierzył rezultaty.

 Konsekwencje – negatywne lub pozytywne

W zależności od tego, na ile wykonane zadanie pokryło się z Twoimi oczekiwaniami, pracownik wykonujący zadanie może spotkać się z konsekwencjami pozytywnymi lub negatywnymi.

Konsekwencje pozytywne to uznanie, które możesz wyrazić poprzez pochwałę, podwyżkę, awans, ale również udział w kolejnym projekcie (dzięki czemu pokazujesz, że doceniasz pracę tej osoby).

Jeśli chodzi o konsekwencje negatywne, to nie należy zaczynać od nagany czy braku premii, tylko od polecenia naprawy popełnionych błędów czy polecenia wykonania tego zadania po godzinach pracy.

 Kilka praktycznych wskazówek na koniec

• Precyzyjnie określ, na czym polega zadanie
• Wyposaż pracownika we wszelkie niezbędne narzędzia do wykonania zadania
• Wskaż, do kogo może zwrócić się o pomoc, jeśli będzie jej potrzebował
• Podziel się wiedzą i własnym doświadczeniem
• Podpowiedz, jak najlepiej dojść do celu
• Określ, którą drogą do tego celu iść nie należy