Największy problem z zarządzaniem projektami

Strona główna/Zarządzanie Projektami/Największy problem z zarządzaniem projektami

Problem z zarządzaniem projektami

Pobierz PDF

Największym problemem w zarządzaniu projektami w przypadku ponad 80% projektów jest albo opóźnienie, albo przekracza się budżet przeznaczony na dany projekt lub jego zakres zostaje okrojony. W ponad połowie przypadków dwa z tych trzech zobowiązań nie są dotrzymane.

Dlaczego tak się dzieje?

Co jest tego przyczyną?

Według mnie, kluczowy jest paradygmat:

Aby ukończyć projekt na czas, w budżecie i zgodnie z zakresem, musi tak się stać z każdym z zadań.

O ile w przypadku zakresu zwykle tak będzie, to w przypadku budżetu, a zwłaszcza czasu taki paradygmat jest nieprawdziwy! Jedynie w przypadku, gdy wszystkie zadania zostaną ukończone zgodnie z planem, to projekt również zakończy się na czas. Jednak tak się stanie tylko wtedy, kiedy tak będzie z wszystkimi zadaniami.

Paradygmat oznacza coś, co jest pewne i nie jest kwestionowane.

Ja jednak ośmielę się zakwestionować ten paradygmat w kwestii czasu.

Kierownicy projektów wymagają od pracowników kończenia zadań na czas, ponieważ zgodnie z powyższym paradygmatem sądzą, że to jedyna droga do ukończenia projektu na czas. Takie postępowanie ma swoje konsekwencje.

111

Pierwsza konsekwencja jest taka, że jeżeli celem Kierownika Projektu jest ukończenie wszystkich zadań na czas, to będzie on zwracał szczególną uwagę na terminowość ukończenia tych zadań:

  • Będzie wymagał podawania terminów, które będą bliskie pewności.
  • Będzie także karał za opóźnienia.

Skoro tak, to każdy rozsądny wykonawca zadań będzie szacował czas wykonania zadania tak, by być pewnym, że uda mu się je wykonać właśnie… na czas. Dołoży zatem bufor czasowy. Będzie on na tyle duży, żeby jego obcięcie nie spowodowało, że czas będzie za krótki. Mamy zatem czasy zadań, które są „bezpieczne” i dość długie. Skoro tak, to nie ma się po co spieszyć z rozpoczęciem zadania.

Takie zachowanie doczekało się swojej nazwy: Syndrom studenta.

Tak, studenci zwlekają z rozpoczęciem nauki tak długo, jak tylko się da.

Podobnie pracownik, który postrzega termin zakończenia zadania jako bezpieczny, nie będzie natychmiast „rzucał” się na nie. Poczeka…

222

Z drugiej strony wyobraźmy sobie pracownika, który jest jednak obowiązkowy i zajmie się zadaniem szybko i ukończy go przed terminem. Czy wtedy zgłosi to kierownikowi? Musiałby być samobójcą – przecież to się skończy tym, że następnym razem czasy zostaną skrócone, a on będzie miał więcej pracy! To akurat wynika z Prawa Parkinsona, które mówi, że:

Pracownik pracuje przez cały czas przeznaczony na pracę.

Co wynika z Prawa Parkinsona i Syndromu Studenta dla kierownika projektu?

Zadania raczej będą się opóźniać, a w najlepszym przypadku będą kończone na czas. Skoro tak, to opóźnienia będą się kumulować. Projekt się opóźni.

Paradygmat jest nieprawdziwy.

Co w zamian?

Co należy zrobić, żeby projekty były realizowane na czas?

Należy zastosować agresywne czasy realizacji zadań poprzez skrócenie czasów realizacji zadań o połowę.

Jak to działa? O tym w kolejnym moim artykule.

Autor gościnnego artykułu:

Jacek Branas

Trener, coach i konsultant.

Specjalizuje się w szkoleniu skutecznych metod zarządzania firmą, których mierzalne rezultaty są szybko osiągalne. Pomaga w ich późniejszym wdrażaniu.
Analizując istniejącą rzeczywistość firmy pomaga znaleźć kluczowe problemy i je usunąć. Znajduje ograniczenia w działalności firm (wewnętrzne i zewnętrzne) i pomaga je usuwać lub minimalizować.

Pomaga stworzyć system zarządzania zmianami. Tworzy rozwiązania obejmujące zarządzanie produkcją, dystrybucją, sprzedażą i zarządzeniem projektami.
Jako coach specjalizuje się w rozwiązywaniu konfliktów – zwłaszcza wewnętrznych.

Jeżeli chcesz się skontaktować to możesz do niego napisać: jacek.branas@gmail.com lub zadzwonić: 602390911.
Jeżeli nie odbiera, to znaczy, że pracuje dla klienta z pełnym zaangażowaniem i oddaniem.

Na pewno jednak oddzwoni.

By |8 czerwca 2015|Categories: Zarządzanie Projektami|1 komentarz

About the Author:

Trener, coach i konsultant Akademii Biznesu Piotra Michalaka. Specjalizuje się w szkoleniu skutecznych metod zarządzania firmą, których mierzalne rezultaty są szybko osiągalne. Pomaga w ich późniejszym wdrażaniu. Analizując istniejącą rzeczywistość firmy pomaga znaleźć kluczowe problemy i je usunąć. Znajduje ograniczenia w działalności firm (wewnętrzne i zewnętrzne) i pomaga je usuwać lub minimalizować. Pomaga stworzyć system zarządzania zmianami. Tworzy rozwiązania obejmujące zarządzanie produkcją, dystrybucją, sprzedażą i zarządzeniem projektami. Jako coach specjalizuje się w rozwiązywaniu konfliktów – zwłaszcza wewnętrznych. Jeżeli chcesz się skontaktować to możesz do niego napisać: jacek.branas@strategie-rozwoju.pl lub zadzwonić: 602390911. Jeżeli nie odbiera, to znaczy, że pracuje dla klienta z pełnym zaangażowaniem i oddaniem.

1 komenarz

  1. Jerzy 17 czerwca 2015 w 16:35 - Odpowiedz

    Dodajmy, że ów paradygmat kryje w sobie jeszcze jedno koszmarne nieporozumienie. Jeżeli kierownik projektu dysponuje harmonogramem finansowo-rzeczowym i pilnuje realizacji każdego z zadań w terminie i w budżecie, to przyjmuje milcząco drugi paradygmat o stabilnej postaci Struktury Podziału Prac (WBS). Szef takiego kierownika projektu powinien zadbać o firmę oraz o zdrowie psychiczne takiego kierownika i zwolnić go z obowiązków kierowania projektem. Zaglądając do własnych doświadczeń nie pamiętam projektu, w którym SPP (WBS) zapisany w planie projektu utrzymałby się do końca realizacji bez zmian.
    Takie przypadki zwykle się zdarzają w projektach, w których kierownik ma niewiele wspólnego z procesem planowania. Jeśli ktoś ma zamiar zaplanować projekt bez mojego udziału, grzecznie proponuję aby realizacja tego projektu też odbyła się beze mnie.
    Opisany przypadek kierownika administrującego realizacją projektu wydaje mi się cokolwiek abstrakcyjny. Panie Jacku! Czy napotkał Pan taki egzemplarz w swojej pracy? Bo ja jak do tej pory nie. Owszem, zdarzali się zleceniodawcy którzy mieli bardzo blade pojęcie o tym, co to jest projekt i z czym się to je, ale kierownicy na ogół byli rozsądni (pomijając paru inteligentnych inaczej – wiadomo, statystyka jest bezlitosna).
    Pozdrawiam i życzę sukcesów.

    Jerzy

Zostaw komentarz